۷ راهکار آسان برای بهبود محیط کار و فعالیت هایتان

بهبود محیط کار و فعالیت ها همواره برای صاحبان کسب و کار و مشاغل اهمیت ویژه ای داشته و دارد. پر مشغله بودن به معنای فشرده کار کردن می باشد ، اما فعال بودن به معنای انجام دادن کارهای سخت و دشوار است. من سال های زیادی را صرف بررسی راهکارهای مختلف نمودم تا بتوانم میزان بازدهی کارم را بالا ببرم. از این جهت که نکات بیشتری را بیاموزم زمان اختصاص یافته به مطالعاتم را افزایش دادم. این تجربه ها برای تمام یک عمر مفید بنظر می آیند. من پاسخ ها را از هر نظر بررسی نمودم تا اینکه یک نکته نظرم را کاملا به خود جلب کرد. راه حل درست مقابل من قرار داشت ، میز من شلوغ و آشفته بود.

این موضوع اهمیت فوق العاده بالایی داشت زیرا نه تنها شما زمان زیادی را به علت درهم ریختگی میزتان تلف می کنید بلکه این فضای نابسامان نوعی انرژی منفی تولید می کند . به همین جهت اقداماتی را انجام دادم و به آموختن و رشد کردن در مسیر زندگی ام ادامه دادم.

این اقدامات درست زمانی که به مرز چهل سالگی رسیده بودم اتفاق افتادند و من بالاخره دانستم که چه کارهایی در جهت بهبود محیط کار خود انجام بدهم.

در حال حاضر من این دستورالعمل ها را کاملا به کار گرفته ام و بی نهایت شادتر و فعال تر از قبل هستم. میز من اکنون محل رشد و توسعه من است. به کار گیری این ۷ عادت همه این تغییرات را بوجود آورده اند:

بهبود محیط کار

۱- محیط کار خود را مرتب کنید.

بعضی از مردم به طور طبیعی کاملا مرتب و منظم هستند. تحقیقات این موضوع را به وضوح نشان می دهد که یک محیط آرام و منظم ، بازدهی در کار را برای شما به همراه دارد. این کار همچنین روی روابط شما با همکارانتان تاثیر می گذارد. همگی می دانیم که بسیاری از مردم ، کارمندانی را که ظاهری درهم ریخته و نامنظم دارند و در محیطی آلوده کار می کنند را افرادی تنبل یا نابسامان تلقی می کنند.

به اولین احساسی که به ذهنتان خطور می کند فکر کنید، زمانی که در یک رستوران فوق العاده تمیز قدم می زنید ، در اتاق یک هتل شیک استراحت می کنید یا از یک فروشگاه که قفسه های دسته بندی شده و مجزا دارد خرید می کنید. در این حالت دقت زیادی به خرج می دهید و باور می کنید که عمدی یا غیر عمدی این سازمان دهی امور است که از جزییات کار مراقبت می کند و سبب سربلندی در کارها می شود.

اختصاص دادن چند دقیقه برای اینکه مطمئن شویم محیط کار ما تمیز و مرتب است به شما این اجازه را می دهد تا براحتی بر روی چیز های بزرگتری تمرکز کنید و همچنین شما را در پروژه ها فردی با لیاقت و دارای صلاحیت نشان می دهد.

مطلب پیشنهادی  رهبران بزرگ و ویژگی های آنها

۲- انرژی مثبت تولید کنید.

محیط کارتان شما را معرفی می کند ، پس آن را خوشایند ، متمرکز و کاملا آرام نشان دهید. روشنایی طبیعی و به اندازه محیط که خیلی خیره کننده و خیلی کم نور و تاریک نباشد برای فعالیت مطلوب لازم است. من ترجیح می دهم زمانی که محیط کارم را مرتب می کنم کاملا خاطر جمع باشم و اعتقاد دارم که انرژی مثبت شما را فعال تر می سازد. شرح این مطلب کمی دشوار است اما زمانی که آن را عملا تجربه کنید آن را درک خواهید نمود. این موضوع قطعا برای همه به یک شکل اتفاق نمی افتد. مهم است که شما خود را با گروه ها ، وسایل و انسان هایی احاطه کنید که برای شما انرژی مثبت تولید کنند.

بهبود محیط کار

۳- زنگ رویداد موبایل یا کامپیوتر خود را بی صدا کنید.  

تصور کنید در حال مکالمه با یک ارباب رجوع هستید و ناگهان رویدادهای جدید روی صفحه مانیتور شما نمایان می شوند. شاید این گونه بنظر برسد که این موضوع اسباب حواس پرتی شما را فراهم نمی کند اما بهتر است رویدادها را قطع کرده یا آن ها را بی صدا کنید.

این اتفاق غالبا برای همه ما پیش آمده است . یکی از بهترین اقداماتی که من در برابر این کار انجام دادم این بود که اطلاع رسانی رویدادها را قطع کردم. به هیچ وجه هیچ چیزی بر صفحه نمایش من بالا نمی آمد و هیچ کسی جز خانواده ام اجازه تماس با من را نداشت.

این طرز فکر که همیشه در دسترس باشید از شما کارمند بهتری می سازد، یک باور کاملا نادرست است. اطلاع رسانی رویداد ها را خاموش کنید، یک زمان مخصوص جهت بررسی پیام ها در نظر بگیرید و با این کار روند قوی و رو به رشد فعالیت هایتان را ببینید.

۴- کاغذهای اضافه روی میز را کم کنید.

بهم ریختگی میز و محیط کارتان سرعت کار شما را کند می کند، حواس شما را پرت کرده و استرس شما را افزایش می دهد. احتمالا شما همه چیزهای موجود روی میزتان را نیاز ندارید و به کارتان نمی آیند. هر کاغذی که ممکن است بعدا به کار شما بیاید می تواند در یک پوشه بایگانی شود. در هر حال تحقیق کردن در میان پرونده های الکترونیکی ذخیره شده خیلی کارآمد تر و سریع تر از جستجو در میان مشتی کاغذ اداری است.

۵- قفسه کتاب درست کنید.

به همان صورت که من از محیط کار خود محافظت میکنم، همیشه تپه ای از کاغذهای اداری در گوشه ای از میز من وجود دارند که برای آگاه سازی و اطلاع رسانی سریع من به کار می آیند.

من قفسه کتاب هایم را در سراسر روز استفاده کرده و قبل از پایان روز یا به عنوان اولین کار در آغاز صبح روز بعد آن را تمیز می کنم. همچنین قفسه کتاب هایم را به گونه ای پوشش داده ام که تنها با آنچه که در بالا قرار گرفته شده گیج و مشغول نشوم. با این کار من با سرعت بیشتری دانش مورد نیاز خود را پیدا کرده وبا تمرکز بیشتری کار می کنم.

مطلب پیشنهادی  شما بزرگ تر از هر چالشی هستید

بهبود محیط کار

۶- یک دفترچه یادداشت به همراه داشته باشید.

شاید این یک راه قدیمی بنظر برسد ، اما تحقیقات نشان می دهند که نوشته هایی که با دست نوشته شده اند بهتر و بیشتر در ذهن می مانند. تهیه یک لیست بدخط یا یک دستور جلسه برای روزتان به شما این اجازه را می دهد که فعالیت های مهم خود را براساس اهمیتشان اولویت بندی کنید. این امر سبب می شود که شما با نظم و ترتیب و تمرکز بیشتری روزتان را آغاز کنید.

من همیشه یک دفترچه یادداشت را، باز روی میز کارم نگه می دارم و در تمام جلسات آن را به همراه خود می برم. این ایده زمانی در من قوت پیدا کرد که در جایی خواندم ، آقای ریچارد بارانسون به اندازه سال های متمادی ، دفترچه یادداشت های زیادی را با ایده ها و افکار خود پر کرده است. من نیز سال های زیادی دفترچه یادداشت های زیادی را امتحان کردم. برای من این دفترچه ها شامل کاغذ هایی سفید و بدون خط هستند. خیلی ساده است. یک صفحه خالی ، تمیز و مرتب این اجازه را به من می دهد تا یک ایده را به طور خلاصه طراحی کنم. چند عبارت کوتاه درباره آن بنویسم، یک لیست بسازم و …

این یک موضوع دلخواه است که البته برای من کارساز بوده است.

بهبود محیط کار

۷- برای مردم وقتی در نظر بگیرید.

هر کاری یک زمان مقرر لازم دارد تا کارمند و ارباب رجوع را باهم رو به رو کند. خواه این کار بررسی کارمندان زیر دست شما باشد، پاسخ گویی به ایمیل مشتریان یا گوش دادن به تماس های تلفنی جهت سفارش محصولات شما باشد. مردم نیز به زمان نیاز دارند.

در گذشته زمانی که من کارها را برای پر کردن دقیقه به دقیقه وقت اداری خود در یک جدول زمان بندی پر می کردم، این موضوع را کاملا نادیده می گرفتم. اما اکنون قاعدتا سعی می کنم که ۳۰ درصد از زمان کار خود را برای روابط کاری با مردم اختصاص دهم. اگر در آن زمان مقرر فقط در گوشه ای بنشینم به خود این اجازه را می دهم که با آن ها آگاهانه برخورد کنم. من در نظر ندارم که با این دقیقه ها کار دیگری را انجام بدهم و این را خوب می دانم که این روند یک تغییر بی نظیر در کارم ایجاد می کند. این موضوع به من این اجازه را می دهد تا با ارتفاع ۳۰ هزار پا پرواز کنم و همچنین بررسی کنم که چه اتفاقاتی در عرصه تجاری برای گروه من پیش خواهد آمد.

 

منبع : Success